a. Penyimpanan
a. menerima,
menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang
penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara tertib,
rapi dan aman;
b. menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yg ada dalam gudang;
c. melakukan
stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang
persediaan yg ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi
kebutuhan;
d. Membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang.
Menurut
Subagyo (1988:68), penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan
yang telah ditetapkan dalam fungsi–fungsi sebelumnya dengan pemenuhan
setepat–tepatnya dan dengan biaya serendah mungkin.
b. Pergudangan
Pergudangan (kk) adalah kegiatan menyimpan barang dalam gudang.Sedangkan menurut Sukadarto (2001:19), Pergudangan adalah
kegiatan–kegiatan penampungan, penyimpanan, pengamanan dan
pendistribusian/penyaluran barang–barang yang menjadi kebutuhan bagi
setiap organisasi.
c. Penggudangan
Menurut Lucas dan Rumsari (2004:81) Penggudangan merupakan
serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari
kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan,
pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian samapai dengan
kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan –
laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus
mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Dari
pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan
penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang
penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan
penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian
logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan
tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan
setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.
Dalam
setiap kegiatan pasti ada masalah-maslah yang dihadapi. Hal tersebut
juga sama halnya dengan penyimpanan logistik yang memilki berbagai
permasalahan. Berikut ini adalah beberapa permasalahan yang dihadapi
dalam penyimpanan logistik:
l Penanganan administrasi fisik: jumlah jenis klasifikasi, karakteristik dari barang
l Unsur pertanggung jawaban barang: Kekayaan negara dan instansi yang memiliki nilai yang besar
l Pengadministrasian harus diikuti perkembangan agar menunjang fugnsi perencanaan dan penentuan kebutuhan: terutama bahan dan suku cadang
l Pembiayaan yang khusus
Ø Modal yang ditanam: gudang, jalan, dermaga, pemasangan instalasi, drek dan crane, pendingin, pemanas, peralatan pengendali.
Ø Biaya operasional: administrasi
dan overhead, untuk biaya-biaya pengawetan, penerangan, perawatan,
pendingin, pengaman, pengendalian, penyusutan modal.
Dalam
penyimpanan logistik kita juga harus memperhatikan beberapa faktor. Hal
ini berkaitan dengan efektitas dan efisiensi penyimpanan barang
tersebut. Adapun beberapa faktor tersebut antara lain:
1. Pemilihan lokasi
Dalam rangka memperlancar, dengan mempertimbangkan jalur cepat, lokasi mudah, dalam mempersiapkan kematangan penyampaian barang.
2. Barang
Dalam
hal ini harus diperhatikan mengenai klasifikasi dan jenis barang.
Barang-barang harus diklasifikasikan sesuai dengan jenisnya.
3. Pengaturan ruang
Ruangan
penyimpanan barang harusnya mematuhi segala aturan ruangan yang telah
ditentukan. Jangan sampai barang itu rusak karena penataan ruangan yang
tidak benar.
4. Prosedur atau sistem penyimpanan
Faktor ini mencakup segala tata cara terkait penyimpanan barang yang di dalamnya juga memeprhatikan aspek keamanan barang.
Selain itu penyimpanan atau pergudangan barang juga mempunyai berbagai tujuan. Adapun tujuan penyimpanan antara lain:
1. Untuk menerima berbagai macam alat-alat, material komponen, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan logistik.
2. Untuk menjaga kelayakan, kualitas dan keawetan barang-barang logistik.
3. Untuk mengatur keluarnya barang secara wajar kepada konsumen.
4. Untuk meminimalisir berbagai kerusakan barang-barang logistik.
5. Untuk mengukur dan meneliti jumlah barang-barang logistik.
6. Untuk melakukan pengamanan terhadap barang logistik dari berbagai ancaman .
7. Untuk memberikan informasi kepada pihak lain yang membutuhkan.
Jadi,
jika kita tarik sebuah kesimpulan mengenai pengertian dari sebuah
penyimpanan dan pergudangan logistik. Maka keduanya adalah dua istilah
yang sama pengertiannya. Keduanya sama-sama mengacu pada sebuah
pengertian yaitu terkait segala kegiatan yang berkaitan dengan
penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan dari barang-barang logistik
setelah diterima dari pihak lain sebelum barang itu digunakan agar
nantinya barang tersebut dapat digunakan sebagaimana mestinya pada waktu
yang akan datang. Pada intinya kegiatan penyimpanan barang bertujuan
untuk efektifitas dan efisiensi barang dari suatu organisasi. Hal ini
dilakukan karena dikhawatirkan barang yang telah diterima akan rusak
pada saat akan digunakan.
2. Penyimpanan barang dilakukan dalam sebuah ruangan yang disebut gudang. Jelaskan pengertian gudang!
Dalam
penyimpanan logistik tidak akan pernah dapat lepas dari adanya gudang.
Sama halnya seperti konsep dan istilah penyimpanan gudang juga memiliki
banak pengertian atau definisi, berikut ini adalah beberapa pengertian
gudang dari berbagai literatur dan sumber:
· Kamus
Gudang (kb) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan.
· Ibnu syamsi, 1997 : 28
Gudang adalah ruangan untuk menyimpan barang yang berdinding, beratap dan terkunci.
· Sukadarto, 2001 : 18
Gudang
adalah suatu ruangan yang tidak bergerak, dapat ditutup, tidak untuk
lalu lintas umum, melainkan dipergunakan untuk menyimpan barang –
barang.
· Lucas dan Rumsari, 2004 : 84
Gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk menyimpan barang.
· Perppu No. 5 Tahun 1962
Gudang
adalah ruangan yang tidak bergerak, yang dapat ditutup, dengan tujuan
tidak untuk dikunjungi oleh umum melainkan untuk dipakai khusus sebagai
tempat barang.
Sesuatu dapat dikatakan gudang jika memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:
a. Adanya “ruangan”
Menurut Ibnu Syamsi pengertian ruangan lebih luas dibandingkan dengan gudang, karena ruangan meliputi :
1. Ruangan terbuka
Ruangan terbuka adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa
pagar. Biasanya ruangan terbuaka dipergunakan untuk menyimpan
barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir untuk dicuri. Contoh:
batu, pasir dan sejenisnya.
2. Ruangan setengah terbuka
a.Berpagar tanpa atap
Sama
halnya seperti ruanagan terbuka, akan tetapi ruangan ini tidak memiliki
atap tapi berpagar. Hal ini dikarenakan karena biasanya digunakan untuk
menyimpan barang yang rawan untuk dicuri. Contoh: batu bata dan
sejenisnya.
b. Tak berpagar tapi beratap
Hampir
sama dengan ruangan semi terbuka di atas hanya bedanya ruangan ini
tidak berpagar namun memiliki atap. Karena barang yang disimpan di
ruangan ini tidak tahan cuaca namun tidak rawan pencurian. Contoh:
gerobak, stoomwals, den sejenisnya
3. Ruangan tertutup (Gudang)
b. Tertutup
Yang dimaksud tertutup di sini adalah ruangan tersebut berpagar dan beratap serta dapat dikunci.
c. Tidak bergerak
d. Tidak untuk lalu lintas
Yang
dimakud tidak untuk lalu lintas adalah gudang tersebut bukan merupakan
akses jalan keluar masuk yang nantinya dikhawatirkan akan mengganggu
kondisi barang yang disimpan. Misalnya gudang penyimpanan minyak, jika
gudang tersebut terletak di tempat yang digunakan untuk lalu lintas
dikhawatirkan nantinya akan terjadi kebakaran.
Selain
itu gudang dapat dibedakan menjadi bermacam-macam dan didasarkan atas
berbagai hal, berikut adalah macam-macam gudang didasarkan atas berbagai
aspek:
1) Berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya (Lucas dan Rumsari 2004: 84)
a. Gudang tertutup
b. Gudang terbuka, dibedakan menjadi 2 yaitu:
· Gudang
terbuka yang tidak diolah adalah gudang yang berupa lapangan terbuka
yang permukaannya diratakan tanpa diperkeras biasanya digunakan untuk
menyimpan logistik yangg tidak terpengaruh perubahan cuaca/untuk
penyimpanan yang sifatnya sementara.
· Gudang
terbuka diolah adalah lapangan terbuka sudah diratakan dan diperkeras.
Digunakan untuk menyimpan logistik yang tidak cepat terpengaruh
perubahan cuaca.
c.
Gudang semi tertutup (lumbung) adalah bangunan beratap tanpa dinding–
dinding ujung yang lengkap dan digunakan untuk logistik yang memerlukan
pertukaran udara maksimum, tidak memerlukan perlindungan lengkap
terhadap udara.
2) Berdasarkan fungsinya
a. Gudang operasional
b. Gudang perlengkapan
c. Gudang pemberangkatan, dan
d. Gudang musiman
3) Berdasarkan barang-barang yang disimpan di dalamnya
a. Gudang alat tulis
b. Gudang alat medis
c. Gudang BBM
d. Gudang tenun
e. Gudang alat rumah tangga
f. Gudang teknik
g. Gudang barang rongsokan
4) Berdasarkan tujuannya (Ibnu syamsi 1997:28)
a. Gudang pusat (stafel magazijne)
b. Gudang persediaan (gebruiks-gudang)
c. Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)
d. Gudang penyaluran
5) Berdasarkan artiannya (Sukadarto 2001:18)
· Gudang
dalam arti statis (gudang persediaan) :Tempat atau bangunan tertutup
didalamnya terdapat barang – barang serta tidak seorang pun yang boleh
masuk kecuali pegawai yg diserahi tugas. Untuk pengawasan terhadap
barang–barang dalam gudang ditunjuk Bendaharawan Materiil.
· Gudang
dalam arti dinamis (gudang penyaluran) : Tempat atau bangunan untuk
menyimpan dan mendistribusikan barang – barang baik dari hasil pembelian
maupun hasil pembuatan sendiri. Jadi, gudang dapat diartikan sebagai
tempat menampung, menyimpan dan mendistribusikan barang – barang serta
ada unsur manusia (orang) untuk mengatur (mengelola) barang – barang
yang ada di dalamnya.
6) Berdasarkan jenis barangnya
a) Gudang transit
b) Gudang serbaguna
c) Gudang kedap udara
d) Gudang pendinginan
e) Tangki kering
f) Gudang penyimpanan tahan api
g) Dangau orang eskimo (iglo)
Gudang
dibuat memiliki fungsi utama yaitu untuk menampung barang – barang
untuk sementara waktu, menunggu saat barang itu dipergunakan dan untuk
menjamin kontinuitas pelaksanaan kerja. Sedangkan menurut sukadarto
gudang memiliki beberapa fungsi antara lain:
1. Penerimaan
Penerimaan
merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di
gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
· Pendataan
jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan
yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
· Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan
merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang
dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan
merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap
terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana
secara efektif dan efisien dan akuntabel
4. Pengamanan
Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman
dari gempa, banjir, tanah longsor).
2. Pencegahan Kebakaran
a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
b. Dipasang alat alarm kebakaran.
c.
Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir,
tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi.
3. Keamanan Gudang
a. Dipagar keliling
b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
c. Petugas keamanan
Jadi,
pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat yang dibebani
tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, dari
mulai barang itu diterima sampai pada saatnya barang itu dipergunakan
atau dipindahkan. Selain itu dalam gudang juga harus diperhatikan
terkait pemeliharaan dan keamanan barang-barang logistik yang
disimpan.
3.
Penyimpanan barang dilakukan dalam gudang yaitu dengan sistem FIFO.
jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem FIFO dan apa keuntungan
menggunakan sistem tersebut?
Dalam
penyimpanan barang di gudang agar nantinya barang yang disimpan
tersebut tidak mengalami kerusakan sangatlah dibutuhkan suatu metode,
cara maupun prosedur tertentu. Setidaknya dalam penyimpanan barang di
gudang kita mengenal adanya du sistem, yaitu LIFO (Last in First Out)
dan FIFO (First in First Out). LIFO adalah suatu sistem atau cara
penyimbaran barang dalam gudang yaitu barang yang datang terakhir
digunakan terlebih dahulu. Sistem ini biasanya digunakan untuk
barang-barang yang dapat bertahan lama atau barang yang jika disimpan
lebih lama kualitasnya akan lebih baik, contohnya kopi. Sedangkan sistem
FIFO ialah suatu sistem penyimpanan barang yaitu barang yang masuk
terlebih dahulu juga dikeluarkan terlebih dahulu. jadi keluarnya barang
secara berurutan atau sesuai kronologis. Sistem ini biasanya digunakan
untuk barang barang yang kurang bisa tahan lama. Contohnya gula, beras,
dan sejenisnya.
Pemilihan
sistem penyimpanan barang baik itu FIFO maupun LIFO pada dasarnya
tergantung pada jenis barang itu sendiri. Jika barang itu mampu bertahan
lama dan akan menjadi lebih baik jika disimpan lebih lama maka alangkah
baiknya jika digunakan metode LIFO. Begitu juga sebaliknya jika barang
itu kurang bisa tahan lama dan dikhawatirkan jika barang yang datang
disimpan terlalu lama akan merusak kualitas barang itu sendiri. Jika
diperhatikan memang proses pemindahan barang secara LIFO dianggap lebih
praktis dan cepat dibandingkan dengan metode FIFO, karena barang yang
baru saja masuk bisa langsung dikeluarkan. Tetapi sebenarnya
masing-masing sistem tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan
masing-masing.
Di
sini saya lebih akan menekankan pada metode atau sistem penyimpanan
barang secara FIFO (First in First Out). Seperti yang telah diuraikan
sebelumnya sistem ini adalah suatu cara penyimpanan barang yang mana
barang yang pertama kali masuk gudang maka juga yang pertama keluar dari
gudang. Sistem ini sebenarnya memiliki banyak kelebihan, antara lain:
1. Barang akan lebih terjaga kualitasnya
Dengan
menggunakan sistem FIFO diharapkan barang yang pertama kali masuk juga
pertama kali keluar. Jadi barang tidak terlalu lama tersimpan dalam
gudang. Jadi barang yang masa kadaluarsanya itu paling awal juga akan
keluar paling awal. Sehingga kualitas barang bisa terjamin serta
mengantisipasi terjadinya kerusakan barang secara masal. Contohnya
gudang penyimpanan beras, jika beras tersebut disimpan terlalu lama di
dalam gudang dikhawatirkan nantinya akan rusak dan mengundang kutu. Hal
ini nantinya juga akan berpengaruh terhadap kualitas beras lainnya yang
mungkin akan terserang kutu juga.
2. Pengendalian harga lebih terjamin
Selain
menjaga kualitas barang kelebihan lain dari sistem ini adalah adanya
kestabilan harga barang-barang yang disimpan. Tidak selamanya harga itu
selalu sama ada kalanya harga itu naik namun ada kalanya harga itu
turun. Dengan sistem ini maka diharapkan barang yang pertama kali masuk
dengan harga tertentu akan sama harganya pada saat dikeluarkan nanti.
Berkaitan dengan kelebihan sebelumnya yaitu kualitas barang yang tetap
terjamin maka nantinya kekhawatiran bahwa harga barang tersebut akan
anjlok dapat dihindari. Dengan kata lain harga pembelian natinya tidak
akan lebih tinggi dari harga penjualan. Jadi akan diperoleh keuntungan
yang maksimal. Sebagai contoh misalnya gudang beras, barang pertama
dibeli dengan harga beli Rp 6000/kg kemudian masuk lagi barang kedua
dengan harga beli Rp 6200/kg, kemudian ada permintaan pasar dan ketika
itu harga barang sedang mengalami kenaikan, maka harga beras yang di
pasaran mengalami kenaikan tidak akan terjadi pada waktu itu. Dengan
kata lain perusahaan mampu mengendalikan harga pasar.
3. Pencatatan yang lebih sitematis
Keuntungan
atau kelebihan lain dari sistem FIFO yaitu pada saat pencatatan barang
di gudang. Yang mana petugas pencatatan barang masuk dan barang keluar
akan lebih mudah mengontrol. Hal ini dikarenakan keluarnya barang secara
berurutan atau sesuai kronologis. Jadi petugas pencatan biasanya tidak
perlu melakukan pengecekan terhadap semua barang. Petugas biasanya hanya
mengecek jumlah barang yang keluar pada saat itu apakah sesuai dengan
jumlah barang pada saat barang tersebut masuk.
Melihat
berbagai macam keuntungan dari sitem FIFO ini tidak terlepas pula dari
kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem ini. Biasanya sistem ini
kurang efektif apabila pihak-pihak pergudangan tidak mampu menata letak
barang-barang secara berurutan sesuai tanggal atau waktu barang tersebut
masuk. Selain itu konsumen atau pihak pemakai barang kurang puas dengan
kualitas barang karena barang yang diterima merupakan barang lama yang
dianggap barang tersebut kualitasnya kurang baik.
Tetapi
kelemahan-kelemahan tersebut dapat dihindari jika pehak pengelola
gudang mampu mengatur pemindahan barang-barang sesuai dengan sistem ini.
Penataan barang di gudang apabila menggunakan sistem ini seharunya
tidak ditumpuk melainkan dijajar sesuai dengan waktu barang tersebut
masuk. Biasanya gudang yang menggunakan sistem ini mempunyai dua pintu.
Pintu pertama merupakan pintu masuk barang sedangkan pintu kedua
merupakan pintu khusus keluar barang. Barang yang masuk biasanya
diletakkan di dekat pntu keluar barang begitu seterusnya. Hal ini
dimaksudkan agar barang yang pertama kali masuk bisa keluar dengan mudah
karena dekat dengan pintu keluar begitu pula dengan barang yang baru
saja masuk akan mudah masuk karena tidak terhalangi oleh barang-barang
yang sebelumnya telah masuk.
4.
Barang – barang yang disimpan dalam gudang supaya selalu dalam kondisi
siap pakai (ready for use) harus dipelihara dan dirawat dengan baik.
Jelaskan pemeliharaan dan perawatan barang dalam gudang!
Salah
satu prinsip pergudangan ialah barang yang disimpan haruslah dalam
keadaan siap pakai (ready for use). Maka dari itu dalam fungsi
penyimpanan barang diperlukan pemeliharaan dan perawatan barang dengan
baik. Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan
agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam
penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui
prinsip:
· 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus-menerus).
· First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.
· First
Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama
kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam
penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih
awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab
logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi
lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin
lebih awal.
· Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.
Barang-barang
juga harus dirawat sesuai dengan jenis barang tersebut. Penggolongan
barang berdasarkan bahan pembuatnya serta perawatannya, antara lain:
1. Barang – barang dari logam
Barang
barang yang terbuat dari logam misalnya meja besi, brankas, lemari besi
dan sejenisnya biasanya perawatannya dengan cara diberi valesin/minyak
dan dibungkus kertas khusus. Hal ini dimaksudkan agar barang tersebut
tidak berkarat.
2. Barang – barang dari kertas
Barang-barang
seperti berkas-berkas kantor, kertas-kertas dokumen, dll biasanya
perawatannya dengan cara diberi kapur barus dan anti ngengat. Hal ini
bertujuan untuk menghindari rayap. Selain itu barang-barang dari kertas
juga harus disimpan di tempat yang kering.
3. Barang mudah terbakar karena meningkatkannya temperatur
Barang
yang mudah terbakar karena meningkatnya temperatur seperti parfum, dan
sejenisnya biasanya dirawat dengan antisipasi berupa mengatur
ventilasi, serta sediakan alat pengukur suhu dan sediakan alat pemadam
kebakaran. Jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran bisa cepat diatasi.
4. Barang – barang dari kayu (mebelair)
Barang-barang
dari kayu seperti meja, kursi, almari, dan sejenisnya biasanya dirawat
dengan diberikan semprotan anti rayap. Selain itu juga diberi alas agar
ketika dipindahkan atau digeser tidak merusak lantai gudang.
Selain
merawat barang sesuai dengan jenis bahnnya agar barng tetap dalm
kualitas yang baik maka banyak hal yang perlu dierhatikan. Adapun hal –
hal yg perlu diperhatikan, antara lain :
1.
Melakukan pengecekan barang dan melakukan perawatan secara periodik.
Hal ini dimaksudkan agar barng tidak mengalami kerusakan yang parah.
Jika dilakukan pengecekan secara berkala maka jika terdapat sedikit
kerusakan dapat segera diperbaiki. Selain itu pemeliharaan secara
berkala sangatlah penting, karena pada dasarnya mencegah lebih baik
daripada mengobati.
2.
Menjaga gudang dari kebocoran atap. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga
gudang dari berbagai ancaman cuaca baik itu panas matahari maupun hujan.
Biasanya ada barang-barang tertentu yang sangat sensitif dengan air
maupun panas matahari maka dari itu sangatlah perlu untuk menjaga atap
gudang tetap dalam keadaan semestinya.
3.
Menghindari penempatan barang yang dapat mempengaruhi kualitas maupun
kerusakan barang. Yang dimaksud barang yang dapat mempengaruhi kualitas
barang lain di sini, misalnya ada barang yang harus dihindarkan dari bau
yang tajam seperti durian, alkohol, maupun bahan kimia lain. Hal ini
dkarenakan akan merusak kualitas barang tersebut.
4.
Mengecek instalasi listrik secara periodik. Hal ini bertujuan untuk
menghindari terjadinya konsleting listrik yang sewaktu-waktu dapat
terjadi. Konsleting mungkin dapat disebabkan adanya kabel yang
terkelupas oleh tikus yang akan mengakibatkan arus pendek sehingga akan
berakibat fatal yaitu kebakaran.
5. Gunakan metode FIFO untuk menghindari kadaluwarsa dan kerusakan barang. Metode FIFO telah dijelaskan sebelumnya bahwa metode penyimpanan barang yaitu mengeluarkan barang yang pertama masuk.
6.
Menyediakan alat pemadam kebakaran. Kebakaran merupakan suatu hal yang
tidak terduga. Kebakaran dapat disebabkan oleh konsleting listrik maupun
kelalaian manusia itu sendiri. Maka dari itu sangatlah penting jika di
gudang disediakan alat pemadam kebakaran dan letak alat pemadam
kebakaran ini haruslah mudah dijangkau.
7.
Mengatur aliran temperatur udara. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga
suhu ruangan karena ada beberapa barang yang mungkin akan terbakar atau
bahkan meledak pada suhu-suhu tertentu.
8. Memberi alas untuk setiap barang agar terhindar dari kelembaban.
Barang-barang seperti almari kayu haruslah tetap kering agar tidak
dimakan rayap. Oleh karena itu sangatlah perlu untuk menjaga agar barang
tetap kering untuk setiap barang yang terbuat dari kayu maupun triplex
diberi alas berupa kain maupun kardus.
9.
Barang berat dan besar di bagian bawah, barang ringan dan kecil di
atas. Hal ini berkaitan dengan penyusunan barang yang bertujuan untuk
menjaga kualitas barang.
10.
Barang – barang kecil yang sejenis dan mudah dicuri diletakkan ditempat
khusus yang aman atau terkunci. Barang-barang seperti berkas-berkas
penting haruslah disimpan di tempat yang aman, serta tidak mudah
terbakar atau bisa terlindung dari air.
Aspek
lain yang tidak kalah penting dalam pemeliharaan barang agar barang
dapat siap digunakan kapan saja adalah dengan adanya pengawasan (stock
opname). Maka dari itu perlulah beberapa cara untuk memudahkan
pengawasan. Adapun cara-cara tersebut antara lain:
• Barang
sejenis tetapi bermacam – macam ukuran dikelompokkan jadi satu dengan
mengurutkan dari ukuran terkecil sampai terbesar. Yang dimaksud di sini
adalah semua barang yang jenisnya sama misalnya berdasarkan bahannya,
harganya, dll sebaiknya dikelompokkan menjadi satu. Agar nantinya mudah
dilakukan pengawasan dan pengecekan sewaktu-waktu. Sedangkan cara
penataannya ialah diurutkan dari yang terkecil ke terbesar atau
sebaliknya, hal ni dimaksudkan agar pencatatannya (inventarisasi) mudah.
• Gudang
luas dengan banyak barang sebaiknya dilengkapi peta gudang. Hal ini
untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan,
pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan
peralatan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata
letak gudang adalah sebagai berikut:
1)
Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika
diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah
gerakan.
2)
Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan
peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata
berdasarkan sistem:
b. Arus garis lurus
c. Arus huruf U
d. Arus huruf L
3)
Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang
gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan,
termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
4)
Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi
udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan
efisiensi penanganan.
5) Penyimpanan khusus
- Obat,
Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin
khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya
aliran listrik.
- Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.
- Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.
• Dibuatkan kartu barang dan kartu gantung/label untuk setiap barang yang berisi mutasi barang yang bersangkutan.
• Mengelompokkan barang berdasarkan jumlah tertentu untuk setiap kelompok/tumpukkannya
• Petugas gudang selalu merapikan kembali barang yang habis dipakai.
5.
Agar penyaluran logistik dapat mendukung efisiensi dan efektivitas unit
kerja maupun organisasi secara keseluruhan, maka penyalur logistik
harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam
penyaluran logistik. Sebutkan dan jelaskan azas – azas dalam penyaluran
logistik!
Kegiatan
distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari penyimpanan
atau pergudangan logistik. Jadi, kegiatan penyaluran logistik juga
merupakan serangkaian dari pergudangan atau penyimpanan logistik. Oleh
karena itu agar kegiatan ini dapat berjalan lancar, efektif dan efisien
diperlukan suatu azas-azas atau
pedoman yang harus dipatuhi. Karena penyaluran logistik bukan sekedar
menyalurkan barang dari suatu pihak ke pihak lain namun juga berkaitan
dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat
sehingga tercapai efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
Menurut
Lukas dan Rumsari(2004: 100-101), dalam rangka mendukung efisiensi dan
efektivitas kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan
dalam penyaluran logistik harus memperhatikan dan mengimplementasikan
azas-azas penyaluran logistik. Adapun beberapa azas-azas penyaluran
logistik antara lain:
1. Ketepatan jenis dan spesifikasi Logistik yang disampaikan.
Azas
ini berkaitan erat dengan penyaluran logistik yang harus sesuai dengan
jenis dan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Jangan sampai
barang yang dipesan nantinya setelah sampai pada pihak pemesan berbeda
antara jenis dan spesifikasinya. Maka dari itu azas ini merupakan azas
yang penting.Secara fungsional azas ini bertujuan untuk mencapai batas ”optimal”
baik itu berupa kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu azas ini juga
memperhatikan aspek efisiensi baik itu waktu, tenaga maupun
finansial.Kesalah pada azas ini akan sangan berakibat fatal bagi
aktivitas kerja organisasi. Hal ini secara nyata dapat dilihat pada
pelaksanaan ujian nasional kemarin atau tahun 2013 yang sangat banyak
kekurangan. Salah satu azas yang kurang diperhatikan dalam penyaluran
barang ini adalah azas ketepatan jenis dan spesifikasi yang disampaikan.
Pada kasus kemarin terjadi kesalahan terkait beberapa lembar jawab
maupun lembar soal yang tidak memenuhi standar.
2. Ketepatan nilai logistik yg disampaikan
Dalam azas ini yang diperhatikan adalah barang yang dikirim tidak kurang maupun tidak lebih dari nilai yg telah ditetapkan semula. Azas ini berkaitan dengan pertimbangan terkait pelaksanaan program efisiensi unit kerja.
Oleh karena itu jika kita melalaikan azas ini nantinya aakan menganggu
proses aktivitas organisasi. Sebagai contoh dapat dilihat pada
pelaksanaan ujian nasional kemarin.
3. Ketepatan jumlah logistik yg disampaikan
Azas
ini sangat memperhatikan ketelitian jumlah barang yang dikirim.
Alangkah baiknya barang yang dikirim itu tidak kurang ataupun tidak
lebih dari yangg seharusnya (sesuai permintaan/kebutuhan). Jika
nantinya barang yang dikirim itu melebihi jumlah yang ditentukan maka
akan mengakibatkan pemborosan. Begitu juga sebaliknya jika barang yang
dikirim itu kurang dari yang diperlukan maka akan menghambat aktivitas
kerja suatu organisasi.Contoh dari pelanggaran azas ini adalah terkait
penyaluran soal ujian nasional 2013. Banyak sekolah-sekolah yang harus
kekurangan soal, sehingga pihak sekolah terpakasa harus menggandakan
soal. Hal ini berakibat pada pelaksanaan ujian nasional yang harus
tertunda beberapa jam dan biasanya menggandakan soal seperti ini akan
rawan terjadi kebocoran soal.
4. Ketepatan waktu penyampaian
Azas
ini sangat memperhatikan perhitungan waktu yang digunakan untuk
mendistribusikan barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang
dikirim terlambat datang. Sehingga hal ini akan berakibat pada
terhambatnya aktivitas kerja suatu organisasi. Azas
ini juga merupakan azas yang kurang diperhatikan dalam pelaksanaan
ujian nasional kemarin. Pengiriman logitik lembar soal dan lembar jawab
ujian nasional tidak datang tepat waktu. Misalnya saja lembar ujian yang
seharusnya sudah diterima sekolah-sekolah pada pagi hari pelaksanaan
ujian nasional ternyata belum sepenuhnya dapat diterima semua sekolah.
Hal ini mengakibatkan pelaksanaan ujian nasional menjadi kacau. Bahkan
ada beberapa sekolah yang menunda pelaksanaan ujian nasional.
5. Ketepatan tempat penyampaian
Dalam
azas ini yang diperhatikan adalah ketepatan tempat penyampaian
barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirim tersebut salah
tujuan atau bahkan tertukar dengan tempat atau unit kerja lain.
Sehingga ketidaktepatan azas ini bukan hanya akan mengganggu aktivitas
kerja dari organisasi bersangkutan, namun juga akan berdampak pada unit
kerja yang lainnya. Oleh karena itu azas ini merupakan azas yang sangat
penting dalam suatu pesdistribusian barang-barang logistik. Pada
akhirnya nanti akan mengganggu efektifitas dan efisiensi organisasi
secara keseluruhan.
6. Ketepatan kondisi logistik yg disampaikan
Azas ini melihat bahwa barang yang disampaikan haruslah siap pakai (“ready for use”). Hal ini dikarenakan dalam rangka mendukung efektifitas dan efisiensi kerja suatu organisasi. Agar
barang selalu dapat digunakan atau siap pakai, diperlukan suatu
pemeliharaan dan perawatan barang selama di dalam penyimpanan atau
gudang.
Selain
memperhatikan azas-azas tersebut, hal lain yang perlu diperhatikan
adalah mengenai proses kegiatan dan administrasi distribusi logistik
tersebut. Adapun langkah-langkah atau proses pendistribusian logistik
adalah sebagai berikut:
1. Meneliti surat pengadaan permintaan logistik dari pejabat yang berwenang.
Dalam
proses ini bertujuan untuk mengetahui secara pasti logistik-logistik
yang dapat disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan logistik
tersebut.
2. Mempersiapkan secara fisik barang-barang yang telah disetujui.
Dalam
proses ini dilakukan pengambilan dan pengelompokan barang-barang sesuai
dengan permintaan unit-unit kerja yang membutuhkan. Selain itu pada
tahap ini juga sangat penting dilakukan pengecekan kembali terhadap
logistik yang akan disalurkan dengan cara dikelompokkan berdasarkan
jenis, spesifikasi, jumlah, nilai maupun kondisi barang tersebut.
3. Membawa logistik tersebut ke tempat khusus.
Tempat
khusus yang dimaksud di sisni adalah tempat yang digunakan sebagai
tempat persiapan penyerahan logistik kepada unit kerja yang
membutuhkan.
4. Penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.
Dalam
tahapan ini dapat dilakukan melalui dua cara yaitu unit kerja yang
membutuhkan mengambil ke tempat pihak penyalur atau penyalur
menyampaikan kepada unit kerja yang membutuhkan.
Proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
Dalam
rangka mendukung kelancaran penyaluran logistik juga dibutuhkan suatu
jadwal distribusi barang. Hal ini selain bertujuan untuk mendukung
kelancaran distribusi juga dimaksudkan agar suatu organisasi terbiasa
dan terdidik untuk melakukan segala kegiatan dengan suatu perencanaan.
Dalam distribusi juga dikenal adanya sistem-sistem distribusi. Sistem
sistem tersebut bertujuan untuk:
1. Pelayanan pelanggan:
· Waktu tunggu penyerahan menjadi tepat
· Pengamanan terhadap ketidakpastian permintaan
· Memberikan bermacam barang yang diperlukan.
2. Efisiensi:
· Ongkos transportasi minimum
· Tingkat produksi dari pengisian pesanan
· Ukuran dan lokasi penyimpanan
· Akurasi data inventori
3. Investasi inventori minimum:
· Stok pengamanan yang diperlukan minimum
· Kuantitas pesanan untuk mengendalikan menjadi optimum.
6.
Pengelolaan penyaluran logistik yang tidak profesional dapat menghambat
bahkan menyebabkan kegagalan pelaksanaan kerja unit – unit kerja bahkan
organisasi secara keseluruhan. Setujukah saudara dengan pendapat
diatas?jelaskan jawaban saudara dan berikan contohnya?
“Pengelolaan
penyaluran logistik yang tidak profesional dapat menghambat bahkan
menyebabkan kegagalan pelaksanaan kerja unit – unit kerja bahkan
organisasi secara keseluruhan”. Saya
setuju dengan pernyataan tersebut karena pada dasarnya pentaluran
logistik merupakan hal yang sangat penting dalam rangka pencapaian
tujuan organisasi yang efektif dan efisien. Sebelumnya telah dijelaskan
mengenai azas-azas penyaluran logistik. Dengan mengoptimalkan dan
melakukan segala azas-azas tersebut maka nantinya penyaluran logistik
bisa berjalan dengan baik secara sendirinya.
Pengelolaan
penyaluran logistik yang tidak profesional juga akan berdampak pada
kegagalan pelaksanaan kerja unit-unit kerja dan bahkan organisasi secara
keseluruhan. Semua pihak yang terlibat dalam penyaluran logosyik
hendaknya mampu bersikap profesional agar nantinya penyaluran logistik
tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Banyak kasus yang
telah terjadi terkait ketidakprofesionalan pihak penyalur logistik, baik
itu dalam skup domestik maupu nasional. Misalnya kasus penyaluran
logistik surat suara pada saat pemilu dan kasus penyaluran logistik pada
saat ujian nasinal kemarin.
Jika
dilihat pelaksanaan ujian nasional dapat dikatakan gagal. Meskipun
tidak secara keseluruhan, tapi setidaknya ada beberapa daerah yang
mengalami kegagalan ujian nasional. Kegagalan tersebut selain disebabkan
oleh proses pengadaan logistiknya juga berkaitan erat dengan proses
penyaluran atau distribusinya ke daerah-daerah. Pihak-pihak yang
bertanggung jawab dalam proses penyaluran ini terkesan kurang
profesional karena meraka kurang memperhatikan azas-azas penyaluran
barang. Permasalahan itu antara lain terkait dengan logistik yang
terlambat datang, ketidaktepatan jumlah barang, bahkan tertukarnya
logistik di suatu daerah dengan daerah yang lain. Hal ini tentu sangat
mengganggu proses aktivitas ujian nasional itu sendiri. Selain itu
banyak juga sekolah-sekolah yang harus menunda pelaksanaan ujian
nasional sampai beberapa hari.
Dari
sini sangatlah jelas bahwa ketidakprofesionalan penyaluran logistik
akan berdampak pada kegagalan aktivitas unit-unit kerja maupu organisasi
secara keseluruhan.
7. Jelaskan pengertian inventarisasi dan jelaskan pula tujuan dan manfaat inventarisasi!
Salah
satu fungsi manajemen logistik adalah pencatatan barang-barang
logistik. Pencatatan barang-barang logistik atau yang lebih dikenal
dengan inventarisasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu
organisasi atau instansi. Dalam pencatatan logistik sangat dibutuhkan
suatu ketelitian dan ketertiban agar nantinya tidak menyebabkan
pemborosan pada suatu organisasi. Ketidaktelitian dari pencatatan
logistik akan menimbulkan proses kerja yang tidak efektif dan efisien
pada seiap unit kerja dalam suatu organisasi. Dampak terbesarnya yaitu
akan menimbulkan inefisiensi organisasi secara keseluruhan.
Pencatatan
barang – barang milik instansi sangat penting guna kelancaran
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini berkaitan dengan
implementasi dari planing yang telah ditetapkan sebelumnya dalam sebuah
organisasi. Tujuan organisasi yang baik bisa saja gagal hanya karena
suatu hal yang sepele, yakni karena kesalahan dalam inventarisasi
barang.
Pencatatan
logistik juga harus memperhatikan beberapa aspek. Dalam pencatatan
harus menggunakan data – data terbaru (up to date). Karena lebih baik
angka teliti hari ini 80% dari pada 90% angka teliti 3 bulan yang lalu.
Hal ini menunjukkan begitu pentingnya inventarisasi logistik bagi suatu
organisasi. Selain itu hal ini juga menegaskan bahwa dengan adanya
inventarisasi logistik akan memberikan suatu informasi yang berkaitan
dengan keberadaan logistik. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai
sarana pengawan, pengendalian, serta pengambilan keputusan terkait
manajemen logistik. Ada banyak sekali pengertian atau definisi terkait
inventarisasi. Berikut adalah beberapa definisi inventarisasi yang
diambil dari beberapa ahli dan literatur:
· Kamus Administrasi
o Inventarisasi (kata benda): Yakni sebuah daftar yang memuat nama – nama barang milik instansi
o Inventarisasi (kata kerja): Adalah kegiatan membuat catatan mengenai benda – benda atau alat – alat yang menjadi milik instansi
o Inventaris: Adalah catatan yang memuat nama – nama benda atau barang perbekalan yang menjadi milik instansi
o Barang-barang inventaris: Adalah benda-benda atau barang- barang yg tercatat dalam daftar nama-nama barang/benda
· Lucas dan Rumsari, 2004 : 63
Inventarisasi
logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh logistik
yang dimiliki / dikuasai / diurus oleh organisasi baik yang diperoleh
dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah, maupun
hibah baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber,
waktu pengadaan, harga, tempat dan kondisi, serta perubahan – perubahan
yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik,
serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi
· Permendagri No. 17 Tahun 2007 : 54
Inventarisasi
merupakan kegiatan atau tindakan untuk melakukan perhitungan,
pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data dan pelaporan
barang milik daerah unit pemakaian. Barang Inventaris adalah seluruh
barang yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah yang penggunaannya lebih
dari satu tahun dan dicatat serta didaftar dalam buku inventaris.
Dari
beberapa definisi yang telah dikemukakan tersebut maka dapat ditarik
suatu kesimpulan terkait apa itu inventarisasi (pencatatan) barang/
logistik itu. Inventarisasi barang merupakan suatu fungsi manajemen
logistik yang berupa segala kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan
barang guna memberikan suatu informasi mengenai kondisi barang kepada
pihak terkait yang bertujuan untuk mendukung proses pengendalian dan
pengawasan logistik, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam
upaya pencapaian tujuan organisasi.
Selain
itu inventarisasi juga memiliki tujuan dan manfaat. Adapun tujuan
Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Daerah, antara lain :
1. Meyakini kebenaran fisik barang yang ada pada dokumen inventarisasi dan ketepatan jumlahnya.
Hal
ini dilakukan dalam rangka meneliti dan mencocokkan antara barang
secara fisik dengan catatan yang ada dalam dokumen inventarisasi, baik
berkaitan dengan jumlah, jenis maupun kualitas barang tersebut.
2. Mengetahui kondisi terkini barang (baik, rusak ringan, dan rusak berat)
3. Melaksanakan tata tertib administrasi yaitu :
a. Membuat usulan penghapusan barang yang sudah rusak berat
b. Mempertanggungjawabkan barang – barang yang tidak ditemukan/hilang
c. Mencatat/membukukan barang – barang yang belum dicatat dalam dokumen inventaris
4.
Mendata permasalahan yg ada atas inventarisasi sengketa tanah,
kepemilikan yg tidak jelas, inventarisasi yg dikuasai pihak ketiga
5. Menyediakan informasi nilai aset daerah sebagai dasar penyusunan neraca awal daerah
Adapun Manfaat dari adanya inventarisasi antara lain:
Ø Lucas dan Rumsari, 2004 : 64
1. Memberikan informasi/ keterangan bagi yang membacanya
Dengan
danya pencatatan logistik maka organisasi akan mudah memperoleh
informasi terkait jumlah, jenis, spesifikasi, umur maupun kondisi dari
suatu barang.
2. Menjamin keamanan logistik
Dengan
adanya pencatatan maka akan memudahkan dalam hal pengecekan
barang-barang. Sehingga dapat mengurangi resiko kerusakan maupun
kehilangan, jadi keamanan lebih terjamin.
3. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen logistik
Dengan
adanya pencatatan secara tertib dan baik maka akan dapat memberikan
pandangan terkait penetuan waktu pengadaan barang, maupun biaya
operasional logistik.
4. Sebagai alat pertanggungjawaban
Dengan
adanya inventarisasi diharapkan mampu menyediakan bukti-bukti
administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan logistik. Sehingga
sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan terkait pengelolaan
logistik, pihak yang bersangkutan dapat mempertanggungjawabkannya
melalui bukti-bukti administratif yang ada.
Ø Kepmendagri No. 17 Tahun 2007
Inventarisasi
bermanfaat untuk memberikan informasi yang tepat dalam perencanaan
kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan
penyaluran, penggunaan, penatausahaan, pemanfaatan, pengamatan dan
pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, pembinaan
pengawasan dan pengendalian, pembiayaan, dan tuntutan ganti rugi.
8.
Dalam kegiatan inventarisasi digunakan instrumen berikut : Buku
Inventarisasi (BI),Buku Induk Inventarisasi (BII), Kartu Inventarisasi
Barang (KIB), Kartu Inventarisasi Ruangan (KIR) dan Daftar Mutasi
Barang. Jelaskan masing – masing pengertian instrumen tersebut!
· Buku Inventarisasi (BI)
Adalah
himpunan catatan data teknis dan administrasi yang diperoleh dari
catatan Kartu Barang Inventarisasi sebagai hasil sensus ditiap – tiap
SKPD yang dilaksanakan secara serentak pada waktu tertentu. Buku
Inventarisasi memuat data meliputi : lokasi, jenis/merk, type, jumlah,
ukuran,harga, tahun pembelian, asal barang, keadaan barang tersebut.
· Buku Induk Inventarisasi (BII)
Merupakan
gabungan/kompilasi buku inventaris. Jadi buku ini berisi semua
barang-barang yang ada dalam buku inventarisasi disetiap SKPD. Dengan
kata lain cakupan buku ini lebih luas dibandingkan buku inventarisasi
(BI).
· Kartu Inventarisasi Barang (KIB)
Kartu
Inventarisasi Barang (KIB) adalah kartu untuk mencatat barang – barang
inventarisasi secara tersendiri atau kumpulan/kolektif dilengkapi data
asal, volume, kapasitas, merk, type, nilai/harga dan data lain yang
diperlukan untuk menginventarisasi maupun tujuan lain dari
dipergunakannya selama barang itu belum dihapuskan.
· Kartu Inventarisasi Ruangan (KIR)
Kartu
Inventarisasi Ruangan (KIR) adalah kartu untuk mencatatkan barang –
barang inventarisasi yang ada dalam ruangan kerja. Jadi di setiap
ruangan biasanya terdapat kartu ini dan pencatatannya biasanya hanya
terbatas pada barang yang ada di dalam ruangan tersebut.
· Daftar Mutasi Barang
Daftar
yang memuat data barang yang berkurang dan/bertambah dalam suatu jangka
waktu tertentu (1 semester dan 1 tahun). Barang itu bertambah
dikarenakan, Pengadaan baru karena pembelian, Sumbangan atau hibah,
Tukar menukar. Dan berkurang karena Dujual/ dihapuskan, Musnah/ hilang/
mati, Dihibahkan/ disumbangkan, Tukar menukar/ ruislag/ tukar guling/
dilepaskan dengan ganti rugi.
No comments:
Post a Comment